Un Secrétaire du Service - Assistante du Responsable du service au Service Environnement - Insertion (H/F)

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Le Département de l'Indre recrute pour sa Direction de la Prévention et du Développement Social Un Secrétaire du Service - Assistante du Responsable du service au Service Environnement - Insertion (H/F).

Publié le

Placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Service Environnement Insertion, vous aurez à charge les missions suivantes :

MISSIONS

  • Accueil téléphonique, filtrage et orientation des appels, prises de messages,
  • Prise de notes pour le responsable du service,
  • Primo renseignement sur l’ensemble des missions du service,
  • Gestion de l’agenda du responsable du service,
  • Organisation des réunions internes du service, (réservation des salles, dates…),
  • Élaboration des comptes-rendus des réunions internes et externes au service,
  • Gestion des travaux de bureautique (création des courriers sous le logiciel métier, tableaux de suivi, requêtes statistiques, mise en page de document de présentation du service, de rapport d’activité, et préparation des documents nécessaires à l’ensemble du pilotage des missions du service),
  • Gestion de la logistique du service (commande fournitures/imprimés…),
  • Enregistrement du courrier arrivé/départ du service, suivi des parapheurs,
  • Exécution et suivi des procédures et décisions administratives, budgétaires, (rédaction de rapports du Conseil départemental et Commissions permanentes),
  • Participation à la gestion du personnel (planning des congés, suivi des absences), accueil du nouvel arrivant au sein du service,
  • Organisation et suivi de la mise en œuvre de la charte d’archivage,
  • Planification des commissions, équipes pluridisciplinaires, échange avec le secrétariat des Élus,
  • Élaboration des appels de fonds F.A.J.D et F.S.L. en renfort avec le Chargé de mission,
  • Veille informatique et suivi des évolutions de l’outil Implicit et autres, veille du « commun » du service,
  • Élaboration et suivi des tableaux de bords du service,
  • Gestion des contrats aidés d’insertion et P.E.C. en lien avec les structures de l’I.A.E. et les conseillères techniques du service.

La limite des candidatures est fixée au 20 avril 2024.